Pudła i kartony archiwizacyjne

1. Cel i Funkcja:

• Długoterminowe przechowywanie: Głównym zadaniem jest bezpieczne i uporządkowane przechowywanie dokumentów przez długie lata, często poza bieżącym obiegiem.

• Ochrona: Zapewniają skuteczną ochronę zawartości przed kurzem, wilgocią, światłem, uszkodzeniami mechanicznymi oraz innymi czynnikami zewnętrznymi.

• Optymalizacja przestrzeni: Dzięki standaryzowanym wymiarom i możliwości piętrowania, pozwalają na maksymalne wykorzystanie dostępnej przestrzeni magazynowej.

• Transport: Ułatwiają bezpieczny transport dokumentów między działami, do archiwum zewnętrznego czy podczas relokacji.

2. Materiały Wykonania i Trwałość:

• Tektura falista: Najczęściej używany materiał. Jest to wytrzymały i ekologiczny surowiec, często pochodzący z recyklingu. Grubość i liczba warstw tektury (np. 3-warstwowa, 5-warstwowa) wpływa na nośność i odporność pudła.

• Wzmocnienia: Wysokiej jakości pudła posiadają dodatkowe wzmocnienia na dnie, ściankach bocznych oraz w otworach na dłonie, co zwiększa ich odporność na obciążenia i częste przenoszenie.

• Odporność na wilgoć: Niektóre pudła są pokryte specjalnymi powłokami lub wykonane z tektury o zwiększonej odporności na wilgoć, co jest ważne w warunkach magazynowych.

3. Rodzaje i Konstrukcja:

Pudła archiwizacyjne występują w wielu wariantach, dostosowanych do różnych potrzeb:

• Pudła na segregatory: Specjalnie zaprojektowane do przechowywania standardowych segregatorów (np. 5 segregatorów o grzbiecie 80 mm). Posiadają odpowiednie wymiary i są bardzo wytrzymałe.

• Pudła na dokumenty luzem/teczki: Przeznaczone do przechowywania luźnych dokumentów, teczek, koszulek czy mniejszych pudełek. Mogą być wyposażone w wewnętrzne przekładki lub ramki na teczki zawieszane.

• Kontenery archiwizacyjne: Większe pudła, które mogą pomieścić kilka mniejszych pudeł lub bardzo dużą ilość dokumentów. Często posiadają wygodne uchwyty i wzmocnione dno.

• Pudła z pokrywą: Większość pudeł archiwizacyjnych posiada integralną lub oddzielną pokrywę, która chroni zawartość przed kurzem i światłem.

• Pudła z otworem na palec: Ułatwiają wyciąganie pudła z głębokiej półki.

• Pudła do samodzielnego składania: Większość pudeł jest dostarczana w formie płaskiej, co oszczędza miejsce podczas transportu i przechowywania. Ich montaż jest zazwyczaj intuicyjny i szybki.

4. Wymiary i Pojemność:

• Standaryzacja: Pudła są zazwyczaj dostosowane do formatu A4, co jest standardem w biurach.

• Różna pojemność: Dostępne są w różnych rozmiarach, od małych pudeł na kilka teczek, po duże kontenery na kilkadziesiąt segregatorów.

5. Oznaczenia i Identyfikacja:

• Miejsca na opisy: Większość pudeł posiada specjalne pola do opisu zawartości (np. numer archiwizacyjny, rok, dział, rodzaj dokumentów), co ułatwia szybką identyfikację bez otwierania pudła.

• Kody kolorystyczne: Dostępne w różnych kolorach, co pozwala na zastosowanie kodu kolorystycznego do segregacji dokumentacji.

6. Zastosowanie:

Pudła i kartony archiwizacyjne są niezastąpione w:

• Biurach i firmach: Do długoterminowej archiwizacji dokumentów finansowych, kadrowych, prawnych, projektowych po zakończeniu ich bieżącego obiegu.

• Działach księgowych i HR: Obowiązkowe do przechowywania dokumentacji wymaganej przez prawo przez określony czas.

• Archiwach państwowych i prywatnych: Podstawowy element wyposażenia.

• Domach: Do przechowywania ważnych dokumentów rodzinnych, rachunków, gwarancji, pamiątek.

Pudła i kartony archiwizacyjne to ekonomiczne, efektywne i trwałe rozwiązanie, które stanowi fundament każdego dobrze zorganizowanego systemu zarządzania dokumentacją, zapewniając jej bezpieczeństwo i łatwość odnalezienia w przyszłości.